I am looking for a recent graduate or someone who loves administration, is really organised and keen to work within the firm's library team. The firm are a well established US law firm and the hours are 9.30am-5.30pm working four days in the office/one from home. The firm are looking for candidates whom are well organised and can work on their own initiative

Main Responsibilities 

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• Data & Research Resource Management
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• On-boarding new joiners; processing leavers, secondees, returners from parental leave
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• Managing online resources including passwords & user lists
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• Maintaining departmental processes re on-boarding
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• Assisting with the ongoing improvement of internal processes and procedures utilising relevant tools including AI
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• Database Maintenance
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• Troubleshooting user issues with resource logins and access
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• Supporting the password management system - creating new resources, entering user details, troubleshooting problems and running reports
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• Maintaining departmental portal pages
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• Supporting and maintaining the library management system – keeping records accurate and standardised, creating new records, archiving old subscription records
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• Acquisitions & Financial Management
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• Ordering, cataloguing and recording new acquisitions
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• Collating and processing invoices and monthly Barclaycard statement using Emburse, our accounts system
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• Monitoring ongoing subscriptions
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• Troubleshooting and resolving vendor/publisher problems
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• Operational Support
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• Performing administrative duties such as shelving, circulation, stock-taking, resource weeding across a number of departmental libraries
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• Updating looseleaf titles
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• Research & Current Awareness
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• Answering basic enquiries from across the firm – e.g. Company searches (domestic and international)
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• Fulfilling book and article requests
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• Miscellaneous
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• Undertaking discrete information or resource related projects as required
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